Dokumenty 3TOR

Polityka prywatności

Wersja 1.0 · obowiązuje od 22 sierpnia 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest 3TOR Marcin Hesse, ul. W. Łokietka 1A, 77-100 Rzepnica, NIP 839-107-46-90, REGON 221931799.

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się telefonicznie pod numerem 605 151 127 lub e-mailem: kontakt@3tor.pl.

2. Kogo dotyczy polityka

Polityka dotyczy rodziców i opiekunów, dzieci zgłaszanych lub uczestniczących w zajęciach, instruktorów oraz osób korzystających ze strony i panelu 3TOR.

3. Jakie dane przetwarzamy

• dane rodzica lub opiekuna: imię, nazwisko, e-mail i numer telefonu;
• dane dziecka: imię, nazwisko, data urodzenia i informacje potrzebne do doboru grupy;
• dane organizacyjne: przydziały do grup, harmonogram, obecności, nieobecności, odrabianie i zawieszenia;
• dane umowne i rozliczeniowe: umowy, akceptacje regulaminów, należności i wpłaty;
• wiadomości przesyłane przez system oraz informacje o ich dostarczeniu i odczytaniu;
• dane techniczne i bezpieczeństwa: identyfikator konta, adres IP, informacje o przeglądarce, historia logowania i zapis ważnych operacji w systemie.

Nie prosimy w formularzu o dane dotyczące zdrowia. Jeżeli przekazanie takiej informacji okaże się konieczne dla bezpieczeństwa dziecka, jej zakres i podstawa przetwarzania zostaną ustalone oddzielnie.

4. Cele i podstawy prawne

• prowadzenie rekrutacji i podjęcie działań przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• utworzenie konta, zawarcie i wykonanie umowy, organizacja zajęć, kontakt, płatności, nieobecności i odrabianie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• zapewnienie bezpieczeństwa systemu, zapobieganie nadużyciom, obsługa reklamacji oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora;
• organizacja zajęć dziecka i zapewnienie kontaktu z jego opiekunem — art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od charakteru informacji.

System nie wykorzystuje danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego skutki prawne. O przyjęciu i przydziale do grupy decyduje administrator szkoły.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Założenie konta jest dobrowolne. Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest jednak konieczne do obsługi zgłoszenia, zawarcia umowy i organizacji zajęć. Bez tych danych nie będzie możliwe przyjęcie zgłoszenia lub świadczenie usługi.

Rodzic lub opiekun podający dane dziecka potwierdza, że jest uprawniony do działania w jego imieniu oraz do przekazania danych potrzebnych do udziału w zajęciach.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania szkoły:

• instruktorom prowadzącym — wyłącznie w zakresie potrzebnym do prowadzenia zajęć;
• dostawcy hostingu i kopii zapasowych;
• dostawcy poczty elektronicznej;
• dostawcom obsługi informatycznej, księgowej lub prawnej;
• uprawnionym organom, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Podmioty obsługujące system otrzymują dane na podstawie odpowiednich umów albo działają jako niezależni administratorzy, gdy wynika to z charakteru usługi lub przepisów.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Podstawowa infrastruktura aplikacji znajduje się w Unii Europejskiej. Jeżeli dostawca poczty lub narzędzi technicznych przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów wymaganych przez RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

8. Okres przechowywania

• nieprzyjęte zgłoszenia rekrutacyjne — do zakończenia rekrutacji, a następnie nie dłużej niż 3 miesiące, chyba że rodzic poprosi o wcześniejsze usunięcie;
• konto i bieżące dane organizacyjne — przez czas trwania współpracy, a po jej zakończeniu do rozliczenia wszystkich spraw, zasadniczo nie dłużej niż 90 dni;
• obecności, nieobecności, odrabianie i zwykła korespondencja organizacyjna — do 12 miesięcy po zakończeniu danego roku zajęć;
• umowy, dowody akceptacji dokumentów oraz dane potrzebne do wykazania prawidłowej realizacji usługi — do 6 lat, licząc od końca roku, w którym zakończono i rozliczono współpracę;
• dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych według zasad właściwych dla danego dokumentu;
• dane bezpieczeństwa i logi techniczne — nie dłużej niż 12 miesięcy;
• operacyjne kopie zapasowe — przez 14 dni.

Jeżeli powstanie spór, kontrola lub obowiązek prawny, niezbędne dane mogą być przechowywane do zakończenia sprawy albo upływu właściwego terminu przedawnienia. Po upływie okresu retencji dane są usuwane lub anonimizowane.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach przewidzianych przez RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Żądanie można przesłać na adres kontakt@3tor.pl. Przed jego realizacją możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Niektóre dane nie mogą zostać usunięte natychmiast, jeżeli obowiązek ich przechowywania wynika z prawa lub są potrzebne do obrony roszczeń.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Pliki cookie i dane techniczne

Strona korzysta z niezbędnych technicznych plików cookie służących do logowania, utrzymania bezpiecznej sesji i ochrony konta. Nie używamy reklamowych plików cookie ani narzędzi śledzących zachowanie użytkowników w celach marketingowych. Wyłączenie technicznych plików cookie może uniemożliwić zalogowanie do panelu.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki ograniczające dostęp do danych, w tym indywidualne konta, kontrolę ról, szyfrowane połączenie HTTPS, rejestrowanie ważnych operacji oraz kopie zapasowe. Dostęp instruktora jest ograniczony do informacji potrzebnych do wykonywania jego obowiązków.

12. Zmiany polityki

Polityka może zostać zmieniona, gdy zmieni się sposób działania systemu lub przepisy. Aktualna wersja oraz data jej obowiązywania są zawsze dostępne na tej stronie. O istotnych zmianach dotyczących aktywnych kont poinformujemy w panelu lub e-mailem.